会议室开会,是一个用时间换结论的商业模式,时间成本很高。

六页纸工作法,用文档取代PPT开会,极大地提高开会效率。

一般情况下,公司开会的时候,通常会用PPT,再配上看起来很厉害的图表,图文并茂地开始演讲。

但是,当会议涉及的信息相互牵连时,这样线性结构、逐步推进的PPT演示法并不适用。

PPT会很难让人互相探究彼此的想法,文字限于版式,无法充分表达演讲者的想法,视觉效果也会让人分心。

在亚马逊,就完全见不到PPT的踪迹,取而代之的是“六页纸”的文档材料。

用贝佐斯的话来说:“用PPT开会,你得到的信息很少,得到的是要点。这对演示者来说很容易,但对观众来说很难。”

“如果你阅读了整个6页的备忘录,在第2页你有一个问题,但在第4页,这个问题得到了回答。”

亚马逊要求报告者在会前,写出六页A4大小的文件,目的是能够让聆听者彻底了解报告内容,令会议更有效率。

那么,六页纸开会究竟是怎么样的?具体步骤如下:

1. 准备文档

会议召集人准备好六页纸文档,包括会议主题、数据、要讨论的关键信息等内容。

2. 预先阅读与标记

会前,文档分发给与会成员,在会议开始的前10-20分钟,与会者独立默读六页纸文档。

阅读时所有人直接在纸稿上圈注问题或评论,或是在共享文档中打注释。这样可以提高讨论的效率和参与度。

3. 讨论与提问

会议开始后,首先由文档作者简要介绍文档要点。与会人员就文档内容提出问题或意见,进行讨论。

4. 回答问题并形成结论

文档作者需要对每个问题给出明确的答复,必要时引用文档中证据进行支持,达成结论和待办事项。

5. 会议记录

需要有专人对会议讨论进行记录,最后将所有问题和答复整理成会议纪要,作为文档的补充。

需要准备的资料有什么呢?

◆  一个不超过6页的叙事性文字

◆  一个不超过2页纸的FAQ

◆  用以支持叙事的附录(可按需)

会议开多久呢?

建议为25或55分钟,而不是30或60分钟。(25/55法则)

这样,参会者会更有时间意识、用有限的时间说重要的话,避免浪费时间。

到底为什么要用六页纸?

亚马逊创始人贝索斯在开会时,发现了一个有意思的现象:他所关注的重点,往往都不在PPT上,而在PPT的备注里。

大家估计都有这个习惯,PPT制作的精美,主要是讲给观众听的,备注里才是自己要讲的内容,可能还有一些敏感信息。

于是,贝索斯果断废除PPT会议,发明了这种六页纸的叙事会议方法。

文档会要求参会的人深度参与。在亚马逊经常会议开始先发doc链接,大家有问题和想法就会在文档当初上标注,然后15分钟后在同一解答。压力很大,没法摸鱼。

Writing is thinking,写作文档强迫写的人认真思考,论点逻辑严密,论据找的充分。六页篇幅是固定字体字号的强制函数,图表附件可以很长,但正文绝不超六页,能短不能长。

开会前默读的这一步,避免了PPT会议的单线程,确保团队多线程思考,本质上是一种时间管理。因为讲PPT大多时候是浪费在座一半以上人的时间。

更进阶的,贝佐斯在复盘六页纸时,会假设每一句所写内容都是错误的。然后他会要求团队举证来确证其正确性。

这种批判式思维方式可以克服默认文档正确的认知偏差,让大家以全新的视角审视内容,发现更多问题。

亚马逊在培训、路演等单向会议中也用PPT,但在所有内部汇报、决策性会议等中一律用文档。

这样的六页纸工作法,大公司小团队都可用。总体来讲,适用于冷静思考、强调逻辑、产品导向强、适当分权的公司。

硅谷的奈飞、Slack、Gitlab同属于六页纸衍生派。

近年随着飞书的推广,国内也逐渐形成“六页纸派”,字节、今日头条等大厂都在使用,美团更是“猛学亚马逊”。

比如谢欣指出,在字节跳动内部,对开会的效率要求是很高的,开会不用PPT而是用文档,这是因为文档没有一些很漂亮的背景,也没有一些花哨的翻页动画,所以“聚焦内容、轻形式”,载体变了,自然就变了。

他特别提到,普通员工当有领导在的时候,因为中国人比较腼腆,很多人就不好意思提问,就总是“没有问题”,但是基于文字评论,突然发现每个人都能够表达自己的疑问了。

单有高效的开会形式不够,还要有高效的开会方法论。

六页纸开会心法,是亚马逊的领导力准则:刨根问底、赢得信任(勇于自我批评)、决策正确(领导要虚怀若谷)等。

很多人学到了招式,没学到心法,结果自然达不到效果。

这些心法,融汇了科技巨头领导力准则的心血,绝大多数,不仅适用于六页纸的会议形式,也适用于各种公司的不同会议。

是否开会:

● 文档第一

会议召集者准备文档,有文档再开会,没有文档不开会(主人翁精神)

● 目的明确

会议是为了寻求更广反馈,达成共识并共同行动,要有明确的主持人

● 是否必要

会议的成本很高,能使用文档离线异步完成的,就不要召集会议

● 结论先行

使用结构化写作,信息之间有清晰的逻辑、因果关系(金字塔原理)

● 简单清晰

文档应让读者易读,避免长篇累牍(创新简化)

会前:阅读与提问

● 学会提问

前5-20分钟阅读文档,并在相应位置提出问题,批判式思考

● 刨根问底

领导者深入各个环节,随时掌控细节,经常审核,当数据与事实不一致时持有怀疑态度,不遗漏任何工作,对文档的每一个细节都要仔细提问

● 达成业绩

要检查结果(outputs),更要检查达到结果所需要的关键步骤(inputs)

会中:协作反馈

● 主持人

表达真实想法,不怕暴露问题,领导者并不认为自己或其团队总是对的,并敢于自我批评,即便这样做会令自己尴尬或难堪(坦诚清晰)

● 与会者

专注倾听,坦诚沟通,尊重他人,就事论事,理性沟通(赢得信任)

● 领导者

领导者必须要能够不卑不亢地质疑他们无法苟同的决策,哪怕这样做让人心烦意乱,精疲力尽。他们不会为了保持一团和气而屈就妥协(敢于谏言)

领导者大胆提出并阐明大局策略,由此激发良好的成果,他们从不同角度考虑问题,并广泛寻找服务客户的方式。(远见卓识)

● 最高领导

要倾听他人,最后发言。首先假设自己的观点是错误的,寻求多样的视角,并挑战自己的观念。得到最多的信息,再作决策(决策正确)

会后:结论与行动

● 必有结论

讨论结束,修改文档,必须有具体行动计划;文档修改完则进入行动阶段,一旦形成结论,与会者全身心致力于实现目标(服从大局,崇尚行动)

● 成功经验

把可复用的成功经验形成文档(XBR、Wiki/SOP),供团队分享经验。不断提高标准,激励自己的团队提供更加优质产品、服务和流程(最高标准)

● 失败经验

把失败的经验形成纠错文档(COE)确保任何问题不会蔓延,及时彻底解决问题并确保问题不再出现。即使遭受挫折,依然勇于面对挑战,从不气馁(达成业绩)

书面叙述体的信息密度,是常见的PPT的7-9倍。

因此,“六页纸工作法”的开会方式,尤其是撰写文档的准备过程,能够有效培养主次观念、结构化的逻辑思考能力。

写6页纸的备忘录,比“写”20张PPT更难,因为备忘录的结构是叙述性的,因而会迫使你深入思考和理解什么更重要,以及想法如何关联。

六页纸的缺点是,写一篇好的六页循证叙述很难。要求精确性,但一项复杂的业务很难在6页中总结出来,因此团队要花好几个小时准备文档。

但这种准备有两个作用。首先,它要求编写文档的团队真正深入了解他们自己的业务,收集数据,理解业务逻辑,并能够清楚地进行描述。

而且,这使高级管理人员能够在30分钟的阅读时间内将他们可能不熟悉的全新领域内化,从而大大优化了领导者审查的速度和数量——据称,6页是亚马逊实践下来认为管理者可在有效时间内看完的页数。

希望你读完这篇文档,能和你的团队更加高效的沟通!

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